Datenschutzerklärung für die Online- und Chatberatung des Frauenzentrum Troisdorf e.V.
Diese Datenschutzerklärung hat den Zweck, Sie als Nutzerin über die Erhebung personenbezogener Daten auf dieser Website zu informieren. Wir legen daher Wert auf eine möglichst transparente Darstellung aller wesentlichen Informationen zu dem Schutz Ihrer Daten. Sollte es dennoch Unklarheiten, Fragen und damit Klärungsbedarf geben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.
- Verantwortliche
Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (Art. 4 Abs. 7 DSGVO) und der übrigen nationalen Datenschutzgesetze und datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
Frauenzentrum Troisdorf e. V.
Hospitalstr.2
53840 Troisdorf
Telefon: 02241 – 7 22 50
E-Mail: beratung@frauenzentrum-troisdorf.de
vollständige Anbieterkennung: https://www.frauenzentrum-troisdorf.de/impressum/
Diese Kontaktdaten sind damit relevant für alle Fragen datenschutzrechtlicher Natur zu dieser Website sowie für alle datenschutzrechtlichen Ansprüche Ihrerseits.
- Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website
Nachfolgend informieren wir Sie über die datenschutzrechtlich relevanten Vorgänge, die bei einem Aufruf unserer Website stattfinden. - Logfiles
Bei jedem Aufruf unserer Website erfassen wir automatisiert Daten und Informationen von dem Computersystem, welches Sie zum Aufruf der Website verwenden.
Folgende Daten werden hierbei erhoben:
(1) Informationen über Ihren Browsertyp und die verwendete Version
(2) Informationen über Ihr Betriebssystem
(3) Datum und Uhrzeit Ihres Zugriffs
(4) Websites, von denen Ihr System auf unsere Internetseite gelangt
(5) Websites, die von Ihrem System über unsere Website aufgerufen werden
Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Nicht hiervon betroffen sind Ihre IP-Adressen oder andere Daten, die die Zuordnung der Daten zu Ihnen ermöglichen. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten von Ihnen findet nicht statt. Die Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung unserer Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb unserer Website zwingend erforderlich. Daher besteht für Sie auch keine Widerspruchsmöglichkeit.
- Websiteanalyse/Cookies
Wir setzen Cookies ein, um unsere Website zu verbessern, also zum Beispiel nutzerinnenfreundlicher zu gestalten und an das Nutzerinneninteresse anzupassen.
In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:
(1) Browser-Typ/-Version
(2) Verwendetes Betriebssystem
(3) Region, in welcher Sie sich in das Internet eingewählt haben,
(4) Uhrzeit und Land der Serveranfrage
(5) Anzahl der Besuche auf unserer Seite
(6) Websites, die von Ihrem System über unsere Website aufgerufen werden
Nicht hiervon betroffen sind Ihre IP-Adressen oder andere Daten, die die Zuordnung der Daten zu Ihnen ermöglichen. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten von Ihnen findet nicht statt. Die Dauer der Speicherung beträgt 2 Jahre.
Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung der Browser-Software verhindern. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich genutzt werden können.
- Inhalte Dritter
Auf unserer Website binden wir Schriftarten („Fonts“) ein, die von der Google LLC., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, bereitgestellt werden. Es handelt sich hierbei um eine Möglichkeit der verbesserten Darstellung und schnelleren Ladezeit unserer Website. Bei der Nutzung von Google Font wird Ihre IP-Adresse an Google LLC. übermittelt.
Die Datenschutzerklärung der Google LLC. Können hier eingesehen werden: www.google.com/policies/privacy/ Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, d. h. der Optimierung unseres Angebotes und unserer Website nach Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO. Der Widerruf dieser Datenspeicherung erfolgt über das Opt-Out: adssettings.google.com/authenticated.
- Kontaktaufnahme
Sie können mit uns per E-Mail elektronisch in Kontakt treten. In diesem Fall werden die Daten, die Sie per E-Mail schicken, an uns übermittelt und von uns gespeichert.
Hierbei geht es um:
(1) Ihren Namen
(2) Datum der Kontaktaufnahme
(3) Ihre E-Mail-Adresse
(4) Gegebenenfalls weitere Daten, wenn Sie diese angeben
Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben und Interesse an unseren Angeboten haben, ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese an uns übermittelten Daten werden nur für die Durchführung der Konversation verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Wir werden diese Daten löschen, wenn sie für den jeweiligen Zweck nicht weiter benötigt werden. D. h., wenn der Austausch per E-Mail mit Ihnen beendet ist und wir Ihr Anliegen vollständig bearbeitet haben.
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten zu widerrufen. Bitte wenden Sie sich hierzu an die oben genannten Kontaktmöglichkeiten. Im Falle eines Widerrufs werden alle Ihre personenbezogenen Daten, die zum Zweck der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, nach vier Monaten gelöscht.
- Datenschutz innerhalb unserer Online-Beratung
Zur Bereitstellung unseres Beratungsangebots verwenden wir das Angebot der AYGOnet GmbH.
AYGOnet GmbH
Colmantstraße 39
53115 Bonn
Die Vielzahl der technischen und organisatorischen Datenschutz- und Datensicherheitsmaßnahmen der Anwendung ermöglicht uns eine sichere, geschützte und vertrauliche Beratung. Die AYGOnet GmbH verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag, die im Rahmen der Nutzung unserer Anwendung anfallen und zur Bereitstellung des Dienstes notwendig sind. Grundsätzlich ist die Beratungsplattform so konzipiert, dass weitestgehend auf die Verarbeitung personenbezogener Daten verzichtet wird. Dennoch kann in einigen Fällen die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht ausgeschlossen werden.
Umfang der Verarbeitung
Der Umfang der Verarbeitung richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungszweck:
D1.1 Erstellung eines Benutzerkontos
Für die Nutzung der Beratungsplattform ist die Erstellung eines Benutzerkontos erforderlich. Folgende Angaben werden erhoben:
Benutzername
Passwort
E-Mail-Adresse – konfigurationsabhängig freiwillig, notwendig oder ohne Abfrage
Diese Angaben sind nach dem LogIn jederzeit anpassbar.
D 1.2 Zurücksetzen des Benutzer-Passwortes
Ein Zurücksetzen des Passwortes ist nur möglich, wenn bei der Registrierung eine E-Mail-Adresse angegeben wurde. In diesem Fall können Benutzerinnen mittels der Passwort-Zurücksetzen-Funktion einen Wiederherstellungslink per E-Mail anfordern. Nach Aufruf des übersandten Links kann ein neues Passwort vergeben werden.
Konten für Beratende müssen anschließen durch eine*n Administrator*In freigeschaltet werden. Für einen Zugriff auf vorherige Beratungsverläufe bedarf es anschließend noch der Eingabe des zuvor erstellten QR Codes.
Konten Ratsuchender können ausschließlich durch die Berater*Innen freigegeben und neu verschlüsselt werden.
Das Schreiben neuer Nachrichten ist für beide Rollen auch vor der Entschlüsselung der Verläufe möglich.
D 1.3 Erstanfrage und laufende Beratung
Nachdem Sie sich auf der Beratungsplattform registriert haben, können Sie eine erste Nachricht an die Beratungsstelle senden. Da zu diesem Zeitpunkt noch keine persönliche Zuweisung stattgefunden hat, können alle Beraterinnen des Frauenzentrums Ihre Nachricht einsehen. Sobald eine Beraterin die Beratungsanfrage angenommen hat, sind Ihre Nachrichten im Regelfall nur für diese ausgewählte Beraterin einsehbar. Um die Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen, besteht eine Wiederherstellungsmöglichkeit für alle Daten der Beratungsstelle. Von dieser Möglichkeit wird nur in begründeten Ausnahmefällen Gebrauch gemacht. Alle Nachrichten, die Sie mit Ihrer Beraterin über die Beratungsplattform austauschen, werden vor der Speicherung verschlüsselt. Metadaten, wie die Angabe der beteiligten Nutzerinnennamen und Zeitstempel von Nachrichten werden unverschlüsselt gespeichert.
D 1.4 Beratungsdokumentation
Während der Beratung wird Ihre Beraterin in der Regel den Beratungsverlauf dokumentieren. Die Beratungsdokumentation wird in einem nur für die jeweilige Beraterin einsehbaren Bereich der Beratungsplattform erstellt und verschlüsselt abgespeichert.
D 1.5 Übertragung von Beratungen
Es kann vorkommen, dass während einer laufenden Beratungsreihe eine Beraterin ausscheidet oder aus anderen Gründen die Beratung nicht fortsetzen kann. In diesem Fall kann die laufende Beratungsreihe mit Ihrer Zustimmung übertragen werden. Vor Ihrer Zustimmung zur Übertragung sind die bisherigen Nachrichten des Beratungsdialogs und die Beratungsdokumentation nicht für die andere Beraterin sichtbar. Innerhalb der Beratungsplattform wird Ihnen die Anfrage zur Übertragung der Beratung, der Name der alten und der neuen Beraterin sowie die erfolgreiche Übertragung angezeigt.
D 1.6 Supervision
Die Beratungsplattform bietet Ihnen und Ihrer Beraterin die Möglichkeit, während einer laufenden Beratung eine weitere Beraterin hinzuzuziehen, z.B. in Konfliktsituationen. Die Teilnahme der Supervisorin erfolgt nur nach Ihrer Zustimmung. Die Anfrage, Freigabe, Annahme und Teilnahme der Supervisorin wird Ihnen im Beratungsdialog automatisch angezeigt. Nach Beendigung der Supervision hat diese Person keinen Zugriff mehr auf den Beratungsdialog.
D 1.7 Gruppenberatung
In der Gruppenberatung stehen den Beraterinnen diverse Einstellungen zur Privatsphäre zur Verfügung. So kann hier unter anderem gewählt werden, dass die Namen der Ratsuchenden in der Gruppe verborgen oder auch sichtbar sind. Auch ob Ratsuchende in die Gruppe oder lediglich an die beratende Person antworten können, kann eingestellt werden. Eine Gruppe kann jedoch ausschließlich durch die Beraterinnen angelegt werden und ein Beitreten ist lediglich nach Einladung möglich.
Löscht eine ratsuchende Person ihr Konto, bleiben Nachrichten in der Gruppe bestehen. Der Name und auch ein mögliches Profilbild werden aber entfernt.
D 2 Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum Zwecke der Beratung von Ratsuchenden ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO und der durch die Registrierung bei der Beratungsplattform zu Stande gekommene Behandlungsvertrag mit dem Verantwortlichen. Die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten während der Beratung stützt sich auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DS-GVO. Diese Daten werden ausschließlich von Fachpersonal verarbeitet, die einer Geheimhaltungspflicht iSd Art. 9 Abs. 3 DS-GVO unterliegen. Die dauerhafte Speicherung von ehemals verwendeten Benutzernamen erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Den Hintergrund dafür finden Sie im nachfolgenden Absatz.
D 3 Zweck der Verarbeitung
Ihre Daten werden zum Zweck der Beratung und Erfüllung des Behandlungsvertrages verarbeitet. Ehemals verwendete Benutzernamen von gelöschten Benutzerinnen werden aufgrund des berechtigten Interesses an der Vorbeugung gegen Täuschungsversuche dauerhaft gespeichert.
D 4 Speicherdauer
Grundsätzlich bleiben Ihre Daten gespeichert, bis Sie Ihr Benutzerkonto selbst löschen. Von der Löschung ausgenommen sind die Beratungsdokumentation sowie der Benutzername. Konfigurationsabhängig können die automatischen Löschfristen zwischen 3 und 36 Monaten liegen. Darüber hinaus kann die automatische Löschung inaktiver Konten auch deaktiviert werden.
D 5 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie haben jederzeit die Möglichkeit die Nutzung der Beratungsplattform zu beenden und können Ihr Benutzerkonto selbst löschen, indem Sie die entsprechende Option in den Kontoeinstellungen aufrufen. In diesem Fall werden Ihr Benutzerkonto und alle von Ihnen gesendeten Nachrichten unmittelbar gelöscht. Von der Löschung nicht umfasst sind die Angabe des Benutzernamens, welcher dauerhaft gespeichert wird sowie die Aufzeichnungen in der Beratungsdokumentation.
- Betroffenenrechte
Soweit wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet haben, sind Sie Betroffene im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen grundsätzlich folgende Rechte gegenüber uns zu:
(1) Art. 15 DSGVO – Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.
(2) Art. 16 DSGVO – Sie können unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
(3) Art. 17 DSGVO – Sie können die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
(4) Art. 18 DSGVO – Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
(5) Art. 20 DSGVO – Sie können Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
(6) Art. 7 Abs. 3 DSGVO – Sie können Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
(7) Art. 77 DSGVO – Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Geschäftssitzes wenden.
- Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.
Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an beratung@frauenzentrum-troisdorf.de